home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Cream of the Crop 20 / Cream of the Crop 20 (Terry Blount) (1996).iso / business / lhpeds31.zip / LHMAN03.DOC < prev    next >
Text File  |  1996-05-23  |  44KB  |  913 lines
  1.                                                                          23
  2.  
  3.  
  4.                          THE MAIN MODULE: LEHIPEDS
  5.  
  6.         As previously noted the Main Module handles the two major files in
  7.         the LEHIPEDS program, the Master and Service files.
  8.  
  9.       << MASTER FORM >>
  10.         We will first look at the Master Form in some detail. This is the
  11.         form that creates records for the Master File. If you have not
  12.         already done so, you should read the general discussion of forms
  13.         in the preceding section of this Manual.
  14.  
  15.         Review the Master Form in the program. The data to be entered into
  16.         each field is pretty much self-explanatory.
  17.  
  18.       << REQUIRED FIELDS: MASTER FORM >>
  19.         Some fields are "required fields", i.e. you are not allowed to
  20.         leave them blank.  The required fields are:
  21.  
  22.                        Dr: enter Dr.name or press F5 for list of doctors
  23.                        First Name: enter first name
  24.                        Last Name: enter last name
  25.                        Male/Female: enter X (in either field)
  26.                        DOB: enter in required format
  27.                        Acct Type: enter or press F5 for list of acct types
  28.  
  29.  
  30.         << POP-UP "MINI-TABLES" FOR DATA ENTRY >> For Dr. or Acct Type,
  31.         pressing F5 will pop-up a mini-table of possible entries. Use the
  32.         Up or Down Arrow_keys to highlight the desired entry and press the
  33.         Enter_key. Alternatively, you may type in a different entry. The
  34.         City and Zip fields also allow F5 to pop-up a list of possible
  35.         entries, although these fields are not required fields.  The
  36.         pop-up tables are "programmed" in the Custom Module; more about
  37.         this later. 
  38.  
  39.  
  40.       << ID_NO FIELD: MASTER FORM >>
  41.         ******************************************************************
  42.         The field, ID_No., is a "display field". The field is not intended
  43.         to accept an entry; just press the Enter_key to get past it.
  44.  
  45.         All patients must have an ID_No. How then do they get one?  From
  46.         the scrolling table press the Ins_key to call up a new Master
  47.         Form.  Note that the ID_No. field automatically increments to the
  48.         next available ID_No. This would be one higher than the last
  49.         ID_No. in the database.
  50.  
  51.         What happens if you try to type in an ID_No that is currently in
  52.         use. The program will not let you do this. You get a beep and the
  53.         status field reads "Creates Duplicate Entry" (We didn't tell you
  54.         about that message.)
  55.         ******************************************************************
  56.                                                    
  57.         
  58.                                                                          24
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.       << ID_NO FIELD: MASTER FORM, continued >>
  64.         ******************************************************************
  65.         What about records that have been deleted? Can you re-use those ID
  66.         numbers, by overwriting the "auto-incremented ID_No." in a new
  67.         patient Master Form? The answer is "yes", but it's not worth the
  68.         effort to keep track of all those deleted numbers. Let the deleted
  69.         ID numbers be lost in cyberspace; the program supports 99,999
  70.         Master Forms. There will be an upgrade long before you're ready to
  71.         enter patient No. 100,000!
  72.         ******************************************************************
  73.  
  74.  
  75.       << INS_INFO FIELD: MASTER FORM >>
  76.         The field, Ins Info, is for whatever insurance information, if
  77.         any, you may wish to enter. You may want to put in here deductible
  78.         amounts or other restrictions.
  79.  
  80.       << PROF_DISC FIELD: MASTER FORM >>
  81.         The field, Prof Disc, allows entry of a whole number representing
  82.         a percent professional discount. Of course, you may leave this
  83.         field blank. If you do specify a percentage, said percentage will
  84.         automatically be deducted from your total charges when doing an
  85.         Encounter Form.
  86.  
  87.       << C-STATUS FIELD: MASTER FORM >>
  88.         The field, C-Status, is also a display field. In this case the
  89.         cursor doesn't even stop in the field.  This field displays the
  90.         patient's collection status; every patient starts out with a
  91.         default "OK" in this field. The collection status may be modified
  92.         to C1, C2, or C3 in the ledger section of the Main Module.
  93.  
  94.       << UPDATED BALANCE: MASTER FORM>>
  95.         Note the field, Updated Balance, in the lower right-hand corner.
  96.         This shows the patient's outstanding balance at the present time.
  97.         This is a "stored balance" as opposed to a "calculated balance".
  98.         The stored balance comes from calculations from the last
  99.         Encounter Form for the patient. It is usually accurate although
  100.         sometimes it may be incorrect if there have been recent multiple
  101.         transactions for the patient. You can check a calculated balance
  102.         (which is based on calculations from all Encounter Forms, and is
  103.         therefore always correct), by pressing the F10_key.
  104.  
  105.         *****************************************************************
  106.         TIP: Checking a calculated balance from the Master Form: Press the
  107.         F10_key.  A small window will pop-up on the right side of the
  108.         screen advising you to press the Enter_key to get the calculated
  109.         balance. The balance will be calculated in the pop-up window. Then
  110.         press the Esc_key twice. This will place the calculated balance in
  111.         the lower right hand corner "display field" of the Master Form,
  112.         and will clear the pop-up window.
  113.         ******************************************************************
  114.         
  115.                                                                          25
  116.  
  117.  
  118.  
  119.  
  120.         ******************************************************************
  121.         TIP (continued): If the calculated balance was different, don't
  122.         forget to save the form (by pressing Enter from last field or
  123.         Ctrl-Enter from any field) so the correct balance now showing in
  124.         the display field will be saved.
  125.  
  126.         Checking the balance from the Master Form comes in handy. If you
  127.         pull up the Master Form for a patient (or parent) calling for an
  128.         appointment, you can quote any balance they may owe at present.
  129.         It's always a good idea to verify the stored balance by checking
  130.         a calculated balance with the F10_key.
  131.         ******************************************************************
  132.  
  133.         ******************************************************************
  134.         KEY POINT: It is important to remember that this program does NOT
  135.         create any ledgers or statements based on stored balances. The
  136.         ledgers are always based on calculated balances and are therefore
  137.         always accurate.
  138.         *****************************************************************
  139.  
  140.  
  141.  
  142.       << ENCOUNTER FORM >>
  143.         We now turn to a detailed look at the Encounter Form. Again, be
  144.         sure to read or reread that section of the manual which discusses
  145.         forms in general.
  146.  
  147.         The Encounter Form, as the name implies, records a patient
  148.         activity or "encounter". The encounter may involve an office
  149.         visit, a hospital admission, payment of a bill, or whatever. In
  150.         the case of a medical service, several different services may be
  151.         included on a single Encounter Form. The Encounter Form may
  152.         include an office visit, lab work and an injection. In the case of
  153.         a hospital medical service, a single Encounter Form might include
  154.         a hospital admission, 2 hospital daily visits, and a hospital
  155.         discharge.
  156.  
  157.         From the Main Menu highlight and select "Patient Encounter Forms".
  158.         From the next submenu select "Create/Edit/Delete Encounter Form".
  159.         This will give you a scrolling table of patients in the database.
  160.  
  161.         ********************************